FIL

Översikt

Genom att trycka på knappen [Fil] i dokumentarkiveringsfunktionen när ett original skrivs ut eller överförs i respektive läge lagrar du originalet i som en fil i Huvudmappen eller den Anpassade mappen samtidigt som den skrivs ut eller överförs. Den lagrade filen kan hämtas senare vilket innebär att du kan kopiera eller skicka originalet igen utan att du behöver leta reda på det.
När en fil lagras med funktionen Fil utan att filinformation bifogas, tilldelas filen automatiskt följande användarnamn och filnamn.
Användarnamn: Okänd användare
Filnamn: Läge_Dag-Månad-År_Timmar-Minuter-Sekunder
(Exempel: Kopia_20110404_112030)
Lagrad i: Huvudmappen

Drift

Nedan visas ett exempel på proceduren med funktionen ”Fil” i kopieringsläget.
Lägg i originalet och tryck på knappen [Förhandsgranska].
Placera originalet i dokumentinmatningsfacket i den automatiska dokumentmataren eller på dokumentglaset.
Beroende på vilka kopieringsfunktioner som används kan vissa inställningar krävas innan det går att förhandsgranska.
Tryck på knappen [Fil] för att bifoga filinformation.
För att välja användarnamn, filnamn, mapp och inställning för egenskaper se ”Filinformation”.

Spara på hårddisk:
Spara på en extern minnesenhet:

När inställningarna ovan har konfigurerats återgår du till denna skärm. Gå till nästa steg.
Om du inte vill tilldela ett användarnamn eller annan information till filen går du vidare till nästa steg.
Tryck på .
Du återgår till grundskärmen för kopieringsläget och knappen [Fil] markeras.
Välj kopieringsinställningar och tryck på knappen [Färg start] eller knappen [Svartvit start].

Filinformation
Nedan beskrivs proceduren för detaljerade inställningar.
Genom att ange egenskap, användarnamn, filnamn och mapp blir det enklare att hantera och söka efter filer. Om du dessutom har valt [Konfidentiellt] för Egenskap och angett ett lösenord, kan ingen utan behörighet titta på filen.
Ändra egenskapen
Skyddsinställningen kan väljas för filer som sparats med dokumentarkiveringsfunktionen. Detta förhindrar att filen flyttas eller raderas automatiskt eller manuellt.
Tre olika egenskaper kan väljas för sparade filer: ”Dela”, ”Skydda” och ”Konfidentiellt”. En fil som sparas med egenskapen ”Dela” är inte skyddad. Filer som sparas med egenskaperna ”Skydda” eller ”Konfidentiellt” är skyddade.
Alla filer som sparas till Snabbfilsmappen sparas med egenskapen ”Dela”. När en fil sparas till Huvudmappen eller en anpassad mapp kan du välja ”Dela”, ”Skydda” eller ”Konfidentiellt”.
Dela A. En fil med egenskapen ”Dela” kan ändras till ”Skydda” eller ”Konfidentiellt” med hjälp av ”Ändra Egenskaper” i jobbinställningarna.
Skydda Egenskapen ”Skydda” kräver inte ett lösenord men förhindrar att filen flyttas, tas bort eller redigeras. Det går inte att ställa in ett lösenord. Ikonen visas med lägesikonen i filknappen för en skyddad fil.
Konfidentiellt Filer med egenskapen ”Konfidentiellt” skyddas genom att du ställer in ett lösenord. (Lösenordet måste anges för att hämta filen. ) Ikonen visas med lägesikonen i filknappen för en konfidentiell fil.
Begränsningar för att ändra egenskap
  • En fil som är inställd på ”Dela” kan efter behov ändras till ”Skydda” eller ”Konfidentiellt”. Men en fil som är inställd på ”Dela” och som sparats i Snabbfilsmappen kan endast ändras till ”Skydda”.
  • En fil som är inställd på ”Skydda” kan efter behov ändras till ”Dela” eller ”Konfidentiellt”. Men en fil som är inställd på ”Skydda” och som sparats i Snabbfilsmappen kan endast ändras till ”Dela”
  • En fil som sparats i snabbfilsmappen kan inte ändras till "Konfidentiellt". Om filen flyttas till huvudmappen eller en anpassad mapp kan egenskapen ändras till "Konfidentiellt".
  • En enskild fil kan inte ha två egenskaper.
Välj [Egenskap] på skärmen Filinformation.
Om du har valt [Konfidentiellt] anger du ett lösenord (32 siffror) med sifferknapparna.
Varje gång du anger en siffra visas ””
Ange ett användarnamn
Tryck på textrutan [Användarnamn].
När användarauktorisering används väljs automatiskt det användarnamn som angavs vid inloggningen. I det här fallet behövs inte detta steg.
Du måste först lagra användarnamnet genom att välja [Användarkontroll] i "Inställningsläge" → [Användarlista].
Tryck på knappen för användarnamnet.
Du kan även välja användarnamn genom att trycka på knappen [Ring med registreringsnummer] och ange användarnumret.
Du måste först ange användarnumret genom att välja [Användarkontroll] i inställningsläget → [Användarlista].
Tryck på .
Systemet återgår till skärmen för steg 1 för att visa det valda användarnamnet.
Tilldela ett filnamn
Du kan tilldela ett filnamn till filen.
Tryck på textrutan [Filnamn] och ange ett filnamn.
Ange ett filnamn (högst 30 tecken).
Filnamn
  • Om du anger ett filnamn som redan finns läggs ett tilde och ett serienummer till efter filnamnet och filen sparas som en annan fil. Filnamnet är inte skiftlägeskänsligt.
    Om det till exempel finns en fil som heter ”test.txt”och du anger filnamnet ”TEST.TXT”sparas din fil som ”TEST.TXT~1”
  • Om du anger ett för långt filnamn utesluts de överskridande tecknen och ett serienummer läggs till i slutet av filnamnet.
Ange mappen
Ange mappen där filen ska lagras.
Tryck på textrutan [Lagrad i].
Om du väljer ett användarnamn med en inställning för ”Min mapp” väljs automatiskt ”Min mapp” för den användaren.
Tryck på knappen för mappen där du vill lagra filen.
Om ett lösenord har angetts för mappen visas en skärm för att ange lösenordet. Ange lösenordet (5–8 tecken) med sifferknapparna och tryck på knappen .
Skapa PDF för datorbläddring
Tryck på kryssrutan [Skapa PDF för datorbläddring] för att så skapas en PDF-fil som kan öppnas med en dator när filen sparas.
Tillbaka till början